Organizasyon ID (OID) Nasıl Alınır? Kuruluş Kaydı Nasıl Yapılır?

Organizasyon ID (OID) edinmek, uluslararası işbirlikleri ve projeler için kritik bir adımdır ve Erasmus+ programlarına katılımın vazgeçilmez bir parçasıdır. Bu blog yazısında, kuruluşunuzu Erasmus+ projelerine dahil etmek için gerekli olan Organizasyon Kimliği’nin (OID) nasıl alınabileceği ve kuruluş kaydının nasıl yapılabileceği konularını ayrıntılı bir şekilde ele alacağız. Adım adım rehberimizle, bu sürecin karmaşıklığını ortadan kaldıracak ve kuruluşunuz için gerekli olan OID’yi nasıl edineceğinizi öğreneceksiniz. ErasmusplusTürkiye Blog’unun bu rehberi, OID yolculuğunuzda size yol gösterici olacak ve başarılı bir kayıt süreci için ihtiyacınız olan bilgileri sunacak.

Daha önce PIC kodu almamış olan kuruluşların Erasmus+ ve Avrupa Dayanışma Birlikleri platformu Organizasyon (Kuruluş) Kaydı (Organisation Registration system for Erasmus+ and European Solidarity Corps) sayfasında istenen bilgileri girerek kuruluş kaydını tamamlayıp Organisation ID almaları zorunlu.

Kayıt İçin İstenen Bilgiler

Kayıt sürecine başlamadan önce, kuruluşunuzun temel bilgilerini, yasal adresini, iletişim bilgilerini ve varsa önceden edindiğiniz herhangi bir akreditasyon veya belgeyi hazır bulundurmanız gerekmektedir. Bu bilgiler şunları içerebilir:

• Kuruluşun tam adı ve kısaltması
• Kuruluşun yasal adresi ve iletişim bilgileri
• Kuruluş tipi ve büyüklüğü
• Kuruluşun vergi numarası veya benzeri bir tanımlayıcı
• İrtibat kurulacak kişinin adı ve iletişim bilgileri

EU Login (AB Girişi)

EU Login, Avrupa Birliği’nin çevrimiçi hizmetlerine erişim sağlamak için kullanılan bir kimlik doğrulama sistemidir. OID almak için öncelikle bir EU Login hesabınızın olması gerekiyor. Eğer henüz bir hesabınız yoksa, AB Girişi (EU Login) Hesabı Nasıl Açılır yazımızdan erişebilirsiniz. Mevcut bir hesabınız varsa, bu hesabı kullanarak ilerleyebilirsiniz.

Adım Adım Kuruluş Kaydı Nasıl Yapılır

1) Erasmus+ ve Avrupa Dayanışma Birlikleri (ESC) Programı Platformuna Gidin:

Başlamadan önce, Erasmus+ veya Avrupa Dayanışma Birlikleri’nin resmi web sitesine gidin ve ‘Organisation Registration‘ (Kuruluş Kaydı) bölümünü bulun.

Yeni Bir Kayda Başlamadan Önce

Yeni bir kuruluş kaydı yapmak için izlenecek sonraki adımlara geçemeden önce ilk yapılması gereken işlem, kuruluş kaydınızın daha önce yapılmadığını sorgulamaktır.

Kuruluşunuzun kaydının yapılmadığından emin olmak için lütfen arama özelliğini iki kez kontrol edin. Eğer kuruluş bilgilerinizle eşleşen birden fazla sonuç bulursanız, bu durumu kuruluşunuzun yöneticisine bildirin ve hangi sonucu seçeceğinizi beraber kararlaştırın. Eğer bir PIC / Organizasyon Kimliği bir ECHE koduyla ilişkilendirilmişse, bu kod, uygulamalarınızda kullanmak için doğru Organizasyon Kimliği olarak kabul edilir.

Kuruluşunuzun kaydını başlatmadan önce, daha önceden kayıtlı olup olmadığını doğrulamak için iki farklı seviyede arama yapabilirsiniz:

1) İlk olarak, ‘Search for your organisation‘ başlığı altındaki arama kutucuğuna kuruluşunuzun adını yazarak arama yapın. Eğer kuruluş adınızla sonuç elde edemezseniz, kuruluşunuza ait herhangi bir bilgiyi girerek, örneğin bulunduğu il gibi, aramayı genişletebilirsiniz.

2) Kuruluş adını veya diğer bilgileri kullanarak sonuç alamazsanız, arama çubuğunun sağ tarafında bulunan ‘Expand Advanced Search’ sekmesine tıklayarak gelişmiş arama seçeneklerini kullanabilirsiniz. Bu bölümde istediğiniz ek bilgileri girebilirsiniz.

Eğer kuruluşunuz daha önce bir PIC kodu almış ve kullanmışsa, arama sonuçlarında bu kodun yanı sıra, kuruluşunuza atanmış olan Organizasyon Kimliği (OID) de görüntülenebilir

2) Register My Organisation (Kuruluşumu Kaydet) Linkini Tıklayın:

Bu link sizi kayıt formuna yönlendirecek.

3) EU Login (AB Giriş) Bilgilerinizi Kullanarak Giriş Yapın:

Daha önce oluşturduğunuz EU Login bilgilerinizle sisteme giriş yapın. Eğer daha önce Avrupa Komisyonu sistemlerinden herhangi birinde oturum açmadıysanız, henüz bir hesabınız yoksa, AB Girişi (EU Login) Hesabı Nasıl Açılır yazımızdan erişebilirsiniz. Hatırlatmak isterim ki, kuruluş kaydı yapabilmek için öncelikle AB Girişi (EU Login) üzerinden bireysel oturum açma işlemi gerekmektedir.

4) Başlamak İçin Register a new Organisation (Yeni Bir Organizasyon Kaydedin) Butonuna Tıklayın:

Giriş yaptıktan sonra, organizasyonunuzun kayıtlı olup olamadığını kontrol ettikten sonra Yeni bir organizasyon kaydedin butonuna tıklayınız..

5) Kuruluş Verilerini (Organisation Data) Doldurun:

Kuruluşunuzun detaylı bilgilerini, yasal adını, adresini ve iletişim bilgilerini girin. Kuruluş Kayıt sistemi otomatik kaydetme işlevine sahip değildir. Bu nedenle, kaydınızı tamamlamadan önce sol alt köşede bulunan ‘Kuruluşumu Kaydet’ (Register My Organisation) düğmesini tıkladığınızdan emin olun. Bu süreçte tarayıcınızı kapatmayın veya başka bir web sayfasına gitmeyin. Aksi takdirde, verdiğiniz bilgiler kaybolabilir ve kaydı baştan başlatmanız gerekebilir. Tüm zorunlu alanlar * ile işaretlenmiştir.

6) Yasal Adres (Legal address) Bilgilerini Doldurun:

Kuruluşunuzun yasal adresini ve posta kodunu eksiksiz bir şekilde girin.

7) Kuruluş İrtibat Kişisi (Contact Person) Bilgilerini Ekleyin:

Kuruluşunuz adına iletişimde bulunacak kişinin bilgilerini girin.

8) İlk Yetkili Kullanıcı (Authorized Person) Bilgilerini Ekleyin:

Projelerinizde karar yetkisi olacak kişinin bilgilerini ekleyin. Bu kişi genellikle kuruluşun yöneticisi veya proje koordinatörü olabilir.

9) Kaydı Gönderin (Submit):

Tüm bilgileri kontrol ettikten sonra, kaydınızı gönderin. Gönderim işlemi tamamlandığında, bir onay e-postası alacaksınız.

4. Akreditasyon ve Belgeler

Akreditasyonlar Bölümü:

Başarılı bir kayıt işleminden sonra yan menüde ‘Akreditasyonlar’ (Accreditations) bölümü görüntülenir. Kuruluşunuz daha önce Avrupa Komisyonu’na kayıt olmamışsa, bu bölümde herhangi bir bilgi görüntülenmez. Eğer Erasmus+ Yükseköğretim kurumları için Erasmus Beyannamesi (Erasmus+ Charter for Higher Education – ECHE) ile ilişkilendirilmiş bir PIC numarası girdiyseniz, Beyanname bu bölümde görüntülenecektir.

Eğer PIC numaranızı girmeyi unuttuysanız, bu aşamada ‘Kuruluş Verileri’ (Organisation Data) bölümünde PIC numaranızı girebilir ve ardından ‘Kuruluşumu Güncelle’ (Update My Organisation) butonuna tıklayabilirsiniz. Bu işlemi tamamladığınızda tekrar ‘Akreditasyonlar’ bölümüne dönerek ECHE kodunuzun görüntülenip görüntülenmediğini kontrol edebilirsiniz

Belgeler Bölümü:

Kuruluşunuzu kaydettikten sonra, kaydın Ulusal Ajans tarafından onaylanabilmesi için gerekli olan belgeleri eklemek mümkündür. Bu belgeleri yüklemek ve yönetmek hakkında daha fazla bilgi almak için, OID (Organizasyon Kimliği) Yönetim Belgeleri (Manage Documents) sayfasından yardım alabilirsiniz.

Bildirim E-postası:

Organizasyon Kayıt sistemi, kaydı tamamlayan kişiye ve yetkilendirilen tüm kişilere otomatik bir bildirim e-postası gönderecektir. Bu bildirimde, Kuruluş Kimliği (Organisation ID), ek bilgiler ve ilgili bağlantılar gibi önemli bilgiler yer alacaktır

5. Organizasyon Kayıt Sistemindeki Sertifikasyon Durumları

Kaydınızı gönderdikten sonra, organizasyon kayıt sisteminden kaydınızın durumunu takip edebilirsiniz. Sistemde kaydınızın inceleme sürecinde olduğunu, onaylandığını veya ek bilgi gerektiğini gösteren durum güncellemeleri alacaksınız. Onaylandığında, organizasyonunuza özel bir Organizasyon ID (OID) verilecek, bu da Erasmus+ ve diğer AB fonlarına başvuruda bulunabileceğiniz anlamına gelir.

Sizlerle birlikte kuruluş kaydı için gerekli tüm adımları başarıyla tamamladık. Artık kaydınız tamamlandı ve durumu görmek için ekranın üst kısmında Kuruluş Kimliği ile kuruluş adınızı bulabilirsiniz. Bu, kuruluşunuzun Avrupa Komisyonu sistemlerine başarıyla kaydedildiği anlamına gelir.

Gelecekteki Avrupa Birliği projeleri ve programları için kaydınızın kullanılabilir hale gelmesi için bu adım büyük önem taşır. Şimdi, bu kayıtla ilgili olarak gereken tüm bilgilere ve belgelere sahipsiniz.

Başarılarınızın devam etmesini ve Avrupa Birliği projelerinde başarılı bir şekilde yer almanızı dileriz. Herhangi bir sorunuz veya yardım ihtiyacınız olduğunda, her zaman yanınızdayız. Başarılar dileriz!

Daha fazla blog yazısı okumak için buraya tıklayın.
Merak ettiklerinizi ve sormak istediklerinizi yorum kısmına bırakabilirsiniz.

Bizi takip etmeyi unutma! 
-Instagram, Facebook, Twitter, Threads, Telegram, Whatsapp Duyuru Kanalı

Erasmus+ ve ESC projeleri için BURAYA tıkla!